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制作・運用業務の内製化を効率化させるポイントを教えます!

 

こんにちは、榑林優です。
最近、「立ち上げやリニューアルの制作をお願いしたいけれど、その後は自分たちで制作や運用を行いたい」というようなお問い合わせをいただくことが増えてきました。

理由を伺うと、下記のようなご事情やご期待があることがわかってきました。

・ランニング費用まで外部委託できるほど予算が取れないといった費用的な理由(コスト削減)
・ランニング時に外部委託しているとスピード感ある情報発信がしづらい(リードタイム短縮)
・自分たちで更新作業ができる(制作工程カット)

確かに自社で安定した制作・運用を行うことには色々なメリットがあります。
しかし同時に、さまざまな悩みや課題を抱えられていることも、実際に制作を共にする中で実感してきました。次に挙げるのは、制作・運用を行う現場ご担当者さまのリアルな声です。

◆毎回似たような企画で幅が広がらず、マンネリ化してしまう
◆意図に沿った原稿がなかなか上がってこない
毎回同じような修正を繰り返していて、業務負担が減らない
部署異動などで人が変わると、とたんに回らななくなる  
など

このような課題や悩みを抱えたまま制作や運用が続くとクオリティが低下し、制作物を作ろうと考えた当初の目的が見失ってしまうことにつながる恐れもあります。

そこで、都恋堂では、冒頭で述べた「立ち上げやリニューアルの制作のみお願いしたい」というご相談をいただいた際、運用時の制作を見据えたサポートのご提案を行っています。前述の悩みを解決する方法の例を2つほどピックアップしてご紹介します。

課題例その①:意図に沿った原稿がなかなか上がってこない

解決策:「ディレクションシート」を作成して、使ってみませんか?


原稿を依頼する際、たとえば「このテーマで書いてくれませんか」「 (サンプルを送って)こんな記事を書いてほしいのですが」というような依頼の仕方をしていませんか?
その企画や記事をやろうを決めた際には、「誰に」「何を」「どう届けたいか」をきっと考えたはずです。実際に原稿を書いてもらう方にも、必ずその原稿のターゲットや目的も合わせて伝えるようにしましょう。

そうすれば、執筆者は例えば「ターゲットは新入社員だから専門用語を使うのは控えよう、意図的に使う際はその補足を書こう」、また「この原稿の目的は業務ノウハウを伝えるものだから、あまり精神論によらず、具体的なノウハウについて紹介することをメインとしよう」など、その原稿が辿り着くべきゴールに向かった内容を書いてくれるはずです。

なぜその原稿が必要なのか、その原稿によって誰に、何を伝えたいのか、その原稿ばどういう内容にしたいのかを整理・共有できるシートを作成して原稿執筆者と共有することで理解を促進します。

[ディレクションシートの項目例]
・この企画・記事を企画した背景
・ターゲット(メインの読者/具体的に)
・この記事で一番伝えたいこと、読んだ後にどう感じてほしいか(記事の目的・ゴール)
・タイトル案
・どんな記事にしたいかという概要
・どんな内容にしたいかという大まかな記事構成(プロット)
・理想とする記事のサンプル
・参考情報  
など

課題例その②:同じような修正を繰り返していて、業務負担が減らない

解決策:フィードバックは「意図」もセットで。「ルール化」するのも手


たとえば原稿のフィードバックをする際、「AをBに変えて」「Cの内容はもっと数字を交えて具体的に解説してほしい」といったフィードバックの仕方が一般的な方法だと思います。このような戻しを行えば、指示に従って修正を行ってもらえます。

しかしその後、別の原稿で同じようなフィードバックをしばしば繰り返すことがあるはずです。それは、相手が修正意図(理由)=なぜそう直したいのか?を理解できていないからです。
「数字を交えて具体的に解説してほしい」ではなく、「読者はサービス導入を検討している人。判断するにあたってのヒントになる情報を提供したい。だから数字を交えた具体的な解説としてほしい」というように伝えるようにしてみましょう。

何度か続けるうちに、目的や方針への理解が進み、フィードバックにかける手間や時間、また修正そのものが減っていくはずです。
また、担当者が変わるとフィードバックの方法は変わってしまいがちです。制作チームとして均一化したフィードバックができるように、フィードバックのルールを整備してみるのも一つの方法です。複数の担当者とやりとりをする外部スタッフにとっては、制作チーム全体の意図や方針を学習しやすくなります。

[フィードバックのルール例]
・修正内容のほかに「修正意図(理由)」を伝える
・口頭だけのフィードバックではなく、書面にまとめてから戻す
・書面でのフィードバックを行なった後、電話等で直接コミュニケーションをとり、修正意図や内容のすり合わせを行う
・(ワードファイルの場合)修正履歴を入れた状態で修正を行ってもらうように依頼する ※どこをどのように修正したかを把握するため  
など

簡単ではありますが、制作物内製化をサポートする、2つの方法例をご紹介しました。
オウンドメディアやその他制作物の内製化を視野に入れたプロジェクトをお考えの際は、ぜひ弊社にご相談いただければ幸いです。

20年以上の企画制作の実績の中で蓄積したきたノウハウを、御社のプロジェクトに必要なかたちでカスタマイズし、最適な手法のご提案やアドバイスをさせていただきます。
時に雑談を交えながら(実は、雑談の中に大切なことがちりばめられていたりしますよね)、まずはざっくばらんにお話ができればうれしく思います。
ご連絡をお待ちしております!